RouteReg, rit registratie 

 

Heeft u na het lezen van deze instructies nog vragen, stuur dan een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Wij zullen uw vraag dan spoedig beantwoorden!

 

RouteReg Dashboard

Vanaf het dashboard van RouteReg kunt u de belangrijkste taken snel uitvoeren. De gegevens van uw voertuig worden getoond in het dashboard, heeft u meerdere voertuigen dan kunt u tussen de verschillende voertuigen wisselen door zijdelings te "vegen" over de voertuigen.

Via de knop 'Toevoegen' kunt u snel een nieuwe rit registreren voor het geselecteerde voertuig. Via de knop 'Op locatie' kunt u een nieuwe rit registreren met als bestemming de huidige locatie.

Met de schakelaar 'Hotspot detectie' kunt u het zoeken naar Hotspots starten of stoppen. Met de schakelaar 'Voertuig detectie' kunt u het zoeken naar de RouteReg Smart Tag in uw voertuig starten of stoppen.

Standaard toont RouteReg de totaal gereden kilometers in het huidige jaar en eventueel de bijbehorende kosten.

Door de totaal regel te selecteren, toont RouteReg een grafiek met de uitsplitsing per route type. De standaard periode kunt u wijzigen in 'Vandaag', 'Week', 'Maand', 'Jaar' of 'Alle'. Wilt u altijd de grafiek zien dan kunt u rechtsonder het scherm "vast pinnen".

Heeft u een privé limiet per jaar, dan kunt u het aantal kilometers opgeven in de instellingen. Het limiet en de voortgang wordt dan getoond op het dashboard. Indien het limiet is overschreden zal de voortgangsbalk balk in een rode kleur getoond worden.
Let op: Het privé limiet per jaar is gebaseerd op de voertuigen die zichtbaar zijn op het dashboard.

Wilt u ook een afbeelding van uw eigen voertuig toevoegen? Selecteer daarvoor het 'i' knopje, daarmee krijgt u de vraag of u een bestaande of nieuwe foto wilt toevoegen. Een afbeelding van uw eigen voertuig is niet alleen leuk maar ook zeer functioneel als u meerdere voertuigen gebruikt zodat u snel het juiste voertuig kunt herkennen en gebruiken.
Let op: Afbeeldingen worden niet gesynchroniseerd met Cloud Sync.


 

Menu

RouteReg maakt gebruik van een "Schuif menu". Het schuif menu kan geopend worden door op de "streepjes" knop linksboven te drukken.

Met het schuif menu kunt u snel in RouteReg navigeren. Het menu is onderverdeeld in drie secties;

Sectie 1 "Algemeen", bevat de volgende opties:

  • Dashboard, om naar het startscherm van RouteReg te gaan
  • Rapport, om het rapport van uw rit registratie te bekijken en/of te exporteren in PDF en CSV
  • Instructies, toont deze pagina!
  • Instellingen, om de instellingen van RouteReg te wijzigen

Sectie 2 "Beheer", bevat de volgende opties:

  • Routes, om alle eerder gereden routes te bekijken, te wijzigen of te verwijderen
  • Locaties, om alle locaties te beheren
  • Voertuigen, om alle voertuigen te beheren
  • Bestuurders, om alle bestuurders te beheren (Standaard kunt u 1 bestuurder aanmaken).
  • Projecten, om de projecten te beheren (Standaard niet geactiveerd, dit kunt u activeren in de instellingen via "Selecteer onderdelen")

Sectie 3 "Acties", bevat de volgende opties:

  • RouteReg Shop, een link naar de RouteReg webshop voor het aankopen van de RouteReg Smart Tag
  • Importeer contact, om contactpersonen te importeren als locatie in RouteReg
  • Feedback, om snel een e-mail te versturen naar RouteReg Support
  • Review in App Store, om een beoordeling te schrijven over RouteReg in de App Store. Reviews helpen ons enorm, wij waarderen uw feedback!
  • Over RouteReg, een pagina die de gebruikte licenties toont voor componenten die wij gebruiken in RouteReg.

 


 

Voertuigen beheren

De eerste route kunt u invoeren na het registreren van het eerste voertuig. Via het menu onderdeel 'Voertuigen' kunt u de voertuigen in RouteReg beheren. Met de knop 'Toevoegen' kunt u een nieuw voertuig aanmaken. Geef minimaal het 'Merk', 'Type' en 'Kenteken' van het voertuig in. Optioneel kunt u de gebruiksperiode opgeven waarin u met dit voertuig rijdt. Selecteer de knop 'Bewaar' om het voertuig aan te maken.

In het overzicht met voertuigen kunt u het voertuig selecteren die u wilt wijzigen. Indien een voertuig wordt gewijzigd die al gebruikt is in een route worden deze wijzigingen in alle historische routes aangepast. Indien dit het geval is zult u hiervan altijd een melding krijgen.

U kunt een voertuig verwijderen door een veeg beweging te maken over het betreffende voertuig in het overzicht. Een voertuig kan alleen verwijderd worden als deze nog niet in een route is gebruikt.


 

Locaties beheren

Via het menu onderdeel 'Locaties' kunt u de locaties in RouteReg beheren. Met de knop 'Toevoegen' kunt u een nieuwe locatie aanmaken. Geef minimaal een 'Omschrijving' en 'Adres' van de locatie in. U kunt de optie 'Locatie is favoriet' activeren om deze locatie makkelijk in een lange locatie lijst te vinden.

Om een adres automatisch te bepalen, selecteert u de kaart. De kaart gaat automatisch naar uw huidige locatie o.b.v. de GPS locatie en zal het huidige adres bepalen. Indien de locatie niet nauwkeurig bepaald kan worden, kunt u de 'Speld' zelf verschuiven naar de juiste locatie. U kunt de juiste locatie ook selecteren door een korte tijd de positie op de kaart te selecteren, de 'Speld' zal dan naar deze locatie verplaatsen. Voor het bepalen van een GPS locatie is een internet verbinding noodzakelijk.

Selecteer de knop 'Bewaar' om de locatie aan te maken.

In het overzicht met locaties kunt u de locatie selecteren die u wilt wijzigen. Indien een locatie wordt gewijzigd die al gebruikt is in een route worden deze wijzigingen in alle historische routes aangepast. Indien dit het geval is zult u hiervan altijd een melding krijgen.

U kunt een locatie verwijderen door een veeg beweging te maken over de betreffende locatie in het overzicht. Een locatie kan alleen verwijderd worden als deze nog niet in een route is gebruikt, is dit wel het geval dan kunt u de route archiveren om deze uit de lijst te verwijderen.


 

Hotspot detectie

Locaties in RouteReg kunnen gemarkeerd worden als Hotspot. Indien Hotspot detectie is gestart krijgt u een notificatie zodra u bent aangekomen op een Hotspot. De werking van Hotspots is afhankelijk van de GPS dekking. Het scannen naar Hotspots kan de batterij sneller leeg laten lopen. Om het gebruik van de GPS te minimaliseren maakt RouteReg alleen gebruik van de GPS indien de locatie significant wijzigt. Hiervoor maakt RouteReg gebruik van de wijziging van GSM masten die uw iPhone altijd al registreren. Hotspot detectie kan gestart en gestopt worden vanaf het RouteReg Dashboard.


 

Routes beheren

Via het menu onderdeel 'Routes' kunt u de routes in RouteReg beheren. Met de knop 'Toevoegen' kunt u een nieuwe route aanmaken. Uiteraard kunt u ook vanaf het dashboard van RouteReg direct een nieuwe route toevoegen.

Selecteer het juiste voertuig waarmee de route is gemaakt. Indien het geselecteerde voertuig al eerder een eindstand heeft geregistreerd, dan zal deze gebruikt worden als beginstand voor de nieuwe route. Het automatisch aanpassen van de beginstand zal alleen plaatsvinden bij nieuwe routes, dit om de integriteit van de registratie te behouden.

Selecteer de juiste datum waarop de route heeft plaatsgevonden, gebruik de knop 'Vandaag' om de datum op de datum van vandaag te zetten. Indien u een andere datum gebruikt dan vandaag, dan zal deze datum ook voor de volgende routes gebruikt worden. Dit is handig voor het invoeren van meerdere routes achteraf. Zodra u RouteReg opnieuw opstart, dan zal weer automatisch de datum van vandaag gebruikt worden.

Selecteer het juiste route type. De keuze kan gemaakt worden uit de volgende opties: Zakelijk, Woon/Werk, Privé. Indien een beginlocatie en eindlocatie van de route eerder is gereden dan zal het route type van de laatste zelfde route gebruikt worden. Deze functionaliteit kunt u eventueel deactiveren door op de tab 'Instellingen' de optie 'Automatisch berekenen' te deactiveren.

Selecteer vervolgens de beginlocatie en de eindlocatie van de route. Indien deze route eerder is gereden dan zal RouteReg automatisch de eindstand berekenen op basis van de laatst geregistreerde identieke route of als deze niet beschikbaar is de berekende ideale route (Let op: Dit is niet de gereden route). De eindstand hoeft dan alleen gecontroleerd te worden met de kilometerteller van het betreffende voertuig. Deze functionaliteit kunt u eventueel deactiveren door op de tab 'Instellingen' de optie 'Automatisch berekenen' te deactiveren.

De eindstand van de ingevoerde route moet altijd hoger zijn de de beginstand. Indien u een route wilt opslaan de langer is dan 250 km, krijgt u hiervan een waarschuwing. Dit om te voorkomen dat per ongeluk een te hoge eindstand wordt geregistreerd. Verder zal RouteReg de eindstand al gedeeltelijk voor invullen zodat u alleen nog maar de laatste drie cijfers van de kilometerstand hoeft in te voeren. Tenzij u in een route dus een duizendtal overschrijd, hoeft u alleen de laatste 3 cijfers te onthouden!

In het veld 'Opmerking' kunt u een opmerking voor de route registreren, hierin kunt u bijvoorbeeld een afwijkende route invoeren.

In het veld 'Privé omrij km' kunt u de eventuele privé omrij kilometers registreren die tijdens een zakelijke of woon/werk route zijn gemaakt.

Met de optie ' Markeer route' kunt u de betreffende route markeren omdat u bijvoorbeeld deze op een later moment nog wilt aanpassen.

Bij een nieuwe route is het mogelijk om de optie 'Verdeel in 2 routes' te activeren. Zodra de route wordt opgeslagen worden er automatisch 2 routes aangemaakt (de heen en terug route) waarin de gemaakte kilometers worden verdeelt over de twee routes. Eventueel ingevoerde privé omrij kilometers worden altijd op de "heen" route geregistreerd.

Via de knop 'Bewaar' wordt de route opgeslagen.

In het overzicht met routes kunt u de route selecteren die u wilt wijzigen.

U kunt een route verwijderen door een veeg beweging te maken over de betreffende route in het overzicht. 


 

Instellingen

Via het menu onderdeel 'Instellingen' kunt u de instellingen van RouteReg aanpassen. Het is mogelijk om het maximum aantal privé kilometers per jaar aan te passen. In het Dashboard van RouteReg wordt het aantal geregistreerde privé kilometers van het huidige jaar getoond tegenover het maximaal aantal privé kilometers. Indien het maximale aantal is overschreden zal deze waarde in een rode kleur getoond worden.

De optie 'Automatisch berekenen' is standaard geactiveerd. Deze optie zorgt ervoor dat de eindstand van een route berekend zal worden op basis van de laatste identieke route of als deze niet beschikbaar is de berekende ideale route. Zodra een eindstand automatisch is berekend krijgt de eindstand een rode kleur, controleer de berekende eindstand altijd met de actuele kilometerstand van het betreffende voertuig.

De optie 'Gebruik Cloud Sync' zorgt ervoor dat alle RouteReg gegevens worden opgeslagen in de Cloud. Door gebruik te maken van Cloud Sync heeft u dus altijd een back-up van uw gegevens in de Cloud staan. Voor het gebruik van Cloud Sync moet u een account aanmaken, met deze account gegevens kunt u de RouteReg gegevens ook op andere apparaten met RouteReg gebruiken. Via de volgende link kunt u het Account van Cloud Sync beheren, bijvoorbeeld om uw wachtwoord te wijzigen of uw wachtwoord te re-setten als u deze vergeten bent: Cloud Sync - User Manager 

Als u geen gebruik wilt maken van Cloud Sync, dan is dat geen probleem, u kunt RouteReg ook prima gebruiken met lokale opslag. Let wel op dat u zonder Cloud Sync geen back-up in de Cloud heeft en de gegevens niet op meerdere apparaten kunt gebruiken.

 


Voertuig detectie

RouteReg kan een Bluetooth Smart* tag gebruiken om uw voertuig te detecteren. Door de Bluetooth Smart tag in uw voertuig te plaatsen kan RouteReg bepalen wanneer u in het voertuig bent en wanneer u deze verlaat. Zodra de Bluetooth Smart tag is verbonden zal RouteReg een notificatie genereren met de laatste eindstand en locatie. Bij het verlaten van het voertuig zal RouteReg een route voorstel genereren, zodat u de rit kunt registreren met één druk op een knop! Voor deze optie is een los aan te schaffen Bluetooth Smart tag noodzakelijk. Voertuig detectie is optioneel en niet noodzakelijk voor het gebruik van RouteReg.

Voor de beste werking en ondersteuning adviseren wij onze eigen RouteReg Smart Tag. Om de RouteReg Smart Tag te bestellen, ga naar onze webshop: 

 

 

Bluetooth Smart

Apple is de eerste fabrikant die ondersteuning van Bluetooth Smart aan hun producten heeft toegevoegd. Vanaf de iPhone 4S is de ondersteuning voor Bluetooth Smart beschikbaar op uw smartphone. Heeft u een ouder model dan is het gebruik van RouteReg Car Detection niet mogelijk. Bluetooth Smart is een "Low Energie" variant van het normale Bluetooth protocol, deze variant verbruikt daardoor zeer weinig energie en kan dus zeer lang op één batterij functioneren. Ook het extra batterijverbruik op de iPhone is hierdoor minimaal!

Ondersteunde Bluetooth Smart tags

Voor de beste werking en ondersteuning adviseren wij de RouteReg Bluetooth Smart tag. Deze super kleine Bluetooth Smart tag wordt geplaatst in een USB aansluiting in uw voertuig  Zodra het voertuig wordt gestart wordt ook de RouteReg Smart tag gestart en direct gedetecteerd. Zodra het voertuig wordt gestopt, krijgt u direct een melding van de registratie. Controleer wel of de USB/Aanstekerplug bij een auto met een start/stop systeem de gehele rit van stroom blijft voorzien.

Eigenschappen RouteReg Smart Tag:

+ Directe detectie bij starten/stoppen voertuig
+ Zeer stabiele verbinding
+ Geen batterij verbruik door USB
+ Levering binnen 1-3 werkdagen
- USB aansluiting nodig

 

Om de RouteReg Smart Tag te bestellen, ga naar onze webshop: 

 

 

Koppelen Bluetooth Smart tag aan RouteReg

Om een tag te koppelen aan een voertuig in RouteReg kunt u het volgende stappenplan volgen. Gebruik niet de installatie handleiding geleverd bij de betreffende tag.

  1. Zorg dat de tag niet gekoppeld/verbonden is met andere apps en dat Bluetooth is ingeschakeld op de iPhone
  2. Start RouteReg op en ga naar het onderdeel "Voertuigen"
  3. Selecteer het voertuig waarmee u de tag wilt koppelen
  4. Selecteer de optie „Koppel Bluetooth Smart tag”
  5. Start de "Paring modus" op de betreffende tag (indien van toepassing).
  6. RouteReg zal nu de tag herkenen en de vraag stellen om deze te koppelen aan het voertuig.

Zodra de tag is gekoppeld aan een voertuig, kunt u op het RouteReg dashboard voertuig detectie starten.

Het is mogelijk om de notificaties van voertuig detectie aan te passen, dit kunt u doen in de instellingen van RouteReg

 

* Continue gebruik van GPS op de achtergrond, kan de levensduur van uw batterij drastisch verlagen. Toch is RouteReg geoptimaliseerd om het batterij verbruik tot een minimum te beperken.

** Vanaf de iPhone 4S is de ondersteuning voor Bluetooth Smart beschikbaar op uw smartphone.


Aangepaste rapport kop/voet

In RouteReg kunt u het rapport aanpassen zodat u hier eigen informatie of logo's kunt plaatsen. Het is mogelijk om zowel de rapport kop- als de voettekst naar wens aan te passen. U kunt eventueel gebruik maken van standaard HTML codes om de opmaak van de tekst te wijzigen. Hier volgen een aantal voorbeelden zoals u deze kunt gebruiken:

Logo midden en adres links:

<center><img src="https://www.demo.nl/logo.png" height="50px"></center>

<b>Uw bedrijfsnaam</b>
Adres 123
1234 AX  Woonplaats
Tel: 06-12345678

Toelichting:

<center>tekst</center> centreert de tekst/afbeelding in het rapport

<img src="https://www.demo.nl/logo.png" height="50px" width="50px"> toont een afbeelding in het rapport, Voor het tonen van een afbeelding moet de afbeelding beschikbaar zijn op internet. De 'height' eigenschap bepaald de hoogte van de afbeelding en 'width' de breedte, als u deze eigenschappen niet opgeeft zal de omvang van de afbeelding niet gewijzigd worden.

<b>tekst dik</b> zorgt ervoor dat de tekst dik gedrukt wordt

 Adres links en logo rechts:

<table width="100%">
<tr>
<td>
<b>Uw bedrijfsnaam</b>
Adres 123
1234 AX  Woonplaats
Tel: 06-12345678
</td>
<td align="right">
<img src="https://www.demo.nl/logo.png" height="50px">
</td>
</tr>
</table>

Toelichting:

<table></table> Genereert een tabel

<tr></tr> Is een regel in een tabel

<td>tekst</td> Is een kolom in de regel

Voor meer informatie over standaard HTML elementen en het gebruik daarvan kunt u op internet terecht op W3Schools.com.